Dansk El-Forbunds privatlivspolitik
I forbindelse med din indmeldelse i Dansk El-Forbund registrerer, indsamler, behandler og opbevarer vi personoplysninger. Vi behandler kun personoplysninger, når det er relevant og nødvendigt.
Identitet på og kontaktoplysninger for den dataansvarlige
Dansk El-forbund
Nyropsgade 14
1602 København V
Telefon: 33 29 70 00
Mail: def@def.dk
Sikkerhedsforanstaltninger
Vi stiller store krav til sikkerheden af vores IT-system, så dine personoplysninger er beskyttet bedst muligt. Dansk El-Forbund har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine personoplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Fortabelsespolitik
Vi har en forpligtigelse til at underrette dig, hvis der har været brud på persondatasikkerheden, og det sandsynligvis vil indebære en høj risiko for dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 34.
Det betyder, at vi skal underrette dig om bruddet på persondatasikkerheden, hvis der risiko for diskrimination, identitetstyveri eller -svindel, økonomisk tab, skade på omdømme, tab af fortrolighed af data underlagt tavshedspligt eller enhver anden væsentlig økonomisk eller social ulempe for dig.
Underretningen vil ske uden unødig forsinkelse, efter at bruddet er påvist.
Retten til at trække et samtykke tilbage
Er en behandling baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Du trækker dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Trækker du dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke op til tilbagetrækningen. Et tilbagetrukket samtykke vil derfor først have virkning fra dette tidspunkt. Er en behandling baseret på et samtykke, vil du have afgivet dette inden behandlingen.
Du har ret til indsigt i dine egne personoplysninger
Dine personoplysninger tilhører dig. Du har til enhver tid ret til at vide, hvilke personlysninger vi behandler om dig. Hvis du ønsker dette, skal du anmode om det på Min side. Når du har anmodet om indsigt i dine persondata, vil vi hurtigst muligt og inden for 3 dage kontakte dig. Enten for at give dig adgang til personoplysningerne eller for at aftale med dig, hvilke oplysninger, du ønsker indsigt i.
Når vi har aftalt det, får du indsigt i de ønskede persondata. Det sker ved, at vi stiller dokumenterne til rådighed for dig via Min side. Dette sker også hurtigst muligt og senest inden for 1 måned. Hvis der er tale om en stor mængde oplysninger, kan det være nødvendigt at give dig indsigt ved fysisk fremmøde på et af vores kontorer.
Opbevaring af dine personoplysninger og sletning
Vi gemmer dine oplysninger, så længe du er medlem af Dansk El-Forbund. Hvis du melder dig ud eller i tilfælde af dødsfald, sletter vi som udgangspunkt dine oplysninger efter 5 år fra udgangen af det kalenderår dit medlemskab er ophørt.
Da forældelsesfristen efter lovgivningen er 5 år ved fordringer, som støttes på aftale om udførelse af arbejde som led i et ansættelsesforhold, har vi indrettet vores generelle frist i overensstemmelse hermed. På tilsvarende vis er vi efter bogføringslovgivningen forpligtede at opbevare regnskabsmateriale på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår.
I sager, hvor der er et rådgivningsansvar, er den absolutte forældelsesfrist 10 år.
Den absolutte slettefrist i arbejdsskadesager er 30 år, idet der er mulighed for genoptagelse indenfor denne tidsramme.
Klager vedrørende vores behandling af dine personoplysninger
Dansk El-Forbund er dataansvarlig, når vi behandler dine personoplysninger.
Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte os på Min side.
Kan vi ikke løse henvendelsen sammen – eller træffer vi en afgørelse, som du vil klage over, så kan du sende den til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Når du henvender dig til os
Via telefon
Når du ringer til Dansk El-Forbund, registrerer vi opkaldets tidspunkt, varighed og hvilken medarbejder, du har været i kontakt med. Disse oplysninger bruges til statistik, samt når vi sammen skal finde ud af, hvem du har talt med og hvornår. Vi logger hverken samtalens indhold eller optager samtalen, medmindre andet aftales med dig under samtalen.
Via e-mail
Når du sender en e-mail til Dansk El-Forbund, er der som udgangspunkt tale om en ukrypteret meddelelse, hvorfor vi anbefaler dig ikke at skrive CPR-nummer i mailen og desuden angive så få personoplysninger som muligt i mailen. Du kan i Min side udveksle dokumenter samt beskeder, så du altid kan skrive til os via en sikker forbindelse. Du er altid velkommen til at ringe til os eller møde personligt op i din lokalafdeling. Vi opdaterer løbende vores privatlivspolitik i overensstemmelse med implementeringen af nye tekniske løsninger.
Alle e-mails slettes fra vores mail-system, når vi har arkiveret den i vores sagsbehandlingssystem.
Ved personlig henvendelse
Når du henvender dig til Dansk El-Forbund personligt på vores adresser, behandler vi dine personoplysninger fortroligt. Afleverer du eksempelvis fortrolige oplysninger eller personoplysninger, sørger vi for, at ingen uvedkommende får adgang til dem.
Via Min side
De oplysninger og blanketter, du indsender til Dansk El-Forbund via Min side, er beskyttet fordi Min side er en sikker platform. Alle informationer sendes krypteret og det er kun dig og relevante medarbejdere i Dansk El-Forbund, som har adgang til de oplysninger, der ligger i systemet.
Retsgrundlaget for:
Medlemsadministration
Hvad er retsgrundlaget for vores indsamling af personoplysninger ved indmeldelsen, ajourføring og skatteindberetning via CPR.nr.?
GDPR (Databeskyttelsesforordningens) retsgrundlag
Behandling af personoplysninger som led i Dansk El-Forbunds legitime aktivitet som fagforening jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
I forhold til CPR.nr. er retsgrundlaget databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
Oprettelse af din brugerprofil på Min side
Vi opretter nyindmeldte på Min side samtidig opretter vi din medlemspostkasse, så den er brugervenlig. På Min side kan du f.eks. opdatere dine oplysninger.
GDPR retsgrundlag
Behandlingen sker som led i Dansk El-Forbunds legitime aktiviteter som fagforening jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
Dansk El-Forbunds juridiske medlemsrådgivning
Du kan f.eks. få rådgivning omkring overenskomsten.
GDPR retsgrundlag
Fastlæggelse af retskrav jf. artikel 9, stk. 2, litra f.
Tilpasning og forbedring af Dansk El-Forbunds medlemstilbud
Det kan f.eks. ske ved justeringer i eksisterende medlemstilbud med henblik på en bedre brugeroplevelse.
GDPR retsgrundlag
Medlemstjenester. Dansk El-Forbunds legitime interesse i at være en relevant faglig organisation med aktuelle medlemstilbud jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
Formålet med statistik
På baggrund af statiske beregninger kan vi skabe overblik over vores medlemmers forhold indenfor bestemte områder. Det kan f.eks. være lønudvikling fordelt på geografi.
GDPR retsgrundlag
Behandling som led i legitime aktiviteter som fagforening jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
Afvikling af Dansk El-Forbunds medlemsarrangementer
Det kan være registrering af tilmeldinger til et arrangement.
GDPR retsgrundlag
Behandling som led i Dansk El-Forbunds legitime aktiviteter som fagforening jf. artikel 9, stk. 2, litra d.
Modtagere eller kategorier af modtagere af informationer fra Dansk El-Forbund
Dansk El-Forbund videregiver i nogle tilfælde de personoplysninger, som vi behandler om dig. Dine personoplysninger kan blive videregivet:
Til leverandører og andre samarbejdspartnere. Det er eksempelvis leverandører af tjenester, og virksomheder vi har medlemsaftaler med.
Hvis det er påkrævet ifølge en retsafgørelse eller gældende lovgivning. Det kan f.eks. være kontingentindbetalinger til SKAT.
Dine rettigheder og klagemuligheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen flere rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Vil du gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os. Du kan kontakte os på Min side.
Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
Vi skal som dataansvarlig på eget initiativ give dig som den registrerede en række oplysninger, når vi indsamler eller modtager oplysninger om dig.
Det sker dels i forbindelse med din indmeldelse og dels i forbindelse med en behandlingsaktivitet.
Ved din indmeldelse modtager vi personoplysninger, som du selv har oplyst om i forbindelse med din indmeldelse i Dansk El-Forbund.
Ved en behandlingsaktivitet, der f.eks. kan være en arbejdsskadesag, vil vi dels indhente oplysninger fra dig selv, men eksempelvis også indhente helbredsoplysninger fra din læge, speciallæger og fysioterapeuter m.fl. I denne forbindelse vil vi oplyse dig om, hvilke personoplysninger vi behandler samt fra hvem vi har modtaget dem, og til hvem vi videregiver dem. Du vil i denne sammenhæng have afgivet et samtykke, hvorfor vi har hjemmel til at indhente, behandle og videregive ovennævnte oplysninger.
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Se nærmere under afsnittet ”Du har ret til indsigt i dine egne personoplysninger”
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv slettet.
Ret til sletning
Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræder.
Ret til begrænsning af behandling
I visse tilfælde har du ret til at dine oplysninger behandles i begrænset omfang. Det vil betyde, at vi fremover kun må behandle personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på retskrav kan fastsættes, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du kan i visse tilfælde gøre indsigelser mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan desuden gøre indsigelser mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.
Ret til dataportabilitet (transmittering af oplysninger)
Du kan i visse tilfælde anmode om at modtage dine personoplysninger, du selv har afgivet til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden.
Opdatering af privatlivspolitik
Når lovgivningen ændres eller udviklingen af elektronisk databehandling gør det nødvendigt, vil Dansk El-Forbund løbende opdatere denne privatlivspolitik. Hvis der sker større ændringer, vil vi informere om dette i et nyhedsbrev eller i en nyhed på def.dk.
Klag til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, hvorpå vi behandler dine personoplysninger. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
|
Beskrivelse af behandlingen |
Formål |
Kategorier af personoplysninger |
Kilder |
Behandlingsgrundlag |
Modtagere |
Opbevaring |
|
Medlemsportal.def.dk: Visning af indhold der er tilpasset medlemmet på baggrund af data om medlemmet. |
DEF ønsker at målrette fagligt indhold og tilbud til det enkelte medlem, så medlemmet bedre kan finde relevant indhold. |
De data DEF bruger til at vise relevant indhold stammer fra DEF's CRM-system og data fra medlemmernes adfærd på medlemsportalen. I CRM drejer det sig om følgende data: Medlemskategori, Navn, Stilling, Telefonnumre, E-mailadresser, Arbejdsgiver, Overenskomst, Afdeling, Hverv, Valgdato for tillidsvalgte, Udlærtdato, Ansættelsesdato, Fødselsdag, Anciennitet i DEF, Anciennitet på arbejdsplads, Hjemmeadresse, Uddannelsesoplysninger, Forløb og kurser på Vidensportalen, Modulkurser, Anden uddannelse, Pensionsselskab, Faglige interesser, Om medlemmet er omfattet af heltidsulykkesforsikring, Data fra PlusKort, Klubmedlemsskab. |
Vi indsamler først og fremmest personoplysninger om dig fra dig selv.
På Medlemsportalen bruger vi medlemsdata fra fagforeningens CRM-system, samt brugernes færden på Medlemsportalen fra CDP'en (customer data platform). |
Dansk El-Forbunds behandling af dine personoplysninger, i relation til de nævnte formål, sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d, som led i fagforeningens legitime aktiviteter, og hvor det er nødvendigt, eksempelvis i markedsføringsøjemed, indhenter vi samtykke. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage. |
I DEF benyttes eksterne systemleverandører og samarbejdspartnere, som leverer systemer, support, drift og som i kraft heraf vil have adgang til personoplysninger. Der er indgået databehandleraftaler med disse. |
Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt til de nævnte formål. |
|
Piwick Pro: Er et program, DEF bruger til at monitorere og analysere brugeres adfærd på vores sites: def.dk, tillidsportal.def.dk, medlemsportal.def.dk og evt. kampagnesites tilknyttet CMS-systemet. |
For at kunne forbedre brugeroplevelsen på Medlemsportalen, indsamles oplysninger ved brug af hjemmesiden. Se nærmere i vores cookie-politik: https://www.def.dk/dansk-el-forbunds-cookiepolitik |
DEF kan udelukkende se brugernes adfærd og færden på sitesene. |
DEF bruger cookies fra brugeren. |
|||
|
NemTilmeld: Vi benytter den eksterne samarbejdspartner, nemtilmeld.dk til at administrere vores arrangementer. |
Arrangementer er en central del af de faglige tilbud, DEF tilbyder sine medlemmer. Derfor benytter vi den eksterne samarbejdspartner, NemTilmeld, til at oprette og administrere arrangementer til medlemmer og potentielle medlemmer. |
DEF spørger kun medlemmer om nødvendige personoplysninger, når der er tilmelding til et arrangement. De kan f.eks. være navn, kontaktinformationer og medlemsnummer, der er vigtige, når DEF planlægger et arrangement. |
Det er brugeren selv, der indtaster oplysninger hos NemTilmeld i forbindelse med tilmelding til et arrangement. |
|||
|
Pentia: Den leverandør der står for udviklingen og support af vores sites: def.dk, Medlemsportalen og Tillidsportalen er Pentia. |
Pentia er ansvarlige for design, udvikling, drift og support af def.dk, Medlemsportalen og Tillidsportalen. Som følge af integrationen mellem DEF’s CRM-system og hjemmesiderne, er det nødvendigt at Pentia har adgang til de data, der anvendes på def.dk, Medlemsportalen og Tillidsportalen. |
Det drejer sig om de samme medlemspoplysninger, som står beskrevet under "Medlemsportal.def.dk: Visning af indhold der er tilpasset medlemmet på baggrund af data om medlemmet.". |
Vi indsamler først og fremmest personoplysninger om dig fra dig selv.
På Medlemsportalen bruger vi medlemsdata fra fagforeningens CRM-system. |
|||
|
Vi bruger tracking af modtagernes brug af nyhedsbreve, så vi kan se, om førnævnte åbner nyhedsbrevene, klikker på dem og lign. |
Vi tracker brugen af nyhedsbrevene som en feedback for at forbedre det faglige indhold løbende. |
Det drejer sig om modtagernes digitale adfærd, når modtagerne får nyhedsbrevene. |
DEF bruger data fra det eksterne nyhedsbrevssytem, vi benytter til at sende nyhedsbreve. |
|||
|
Cludo er den leverandør, der leverer og drifter vores søgemaskine på www.def.dk, Medlemsportalen og Tillidsportalen. Når brugeren er logget ind i Medlemsportalen, vil Cludo skræddersyge søgeresultater, så de passer til medlemmet. |
Formålet med at bruge data om medlemmet til at levere bestemte søgeresultater er at hjælpe brugeren med at finde fagligt indhold, der er relevant for den enkelte. |
De personoplysninger vi bruger er: medlemskategori, hverv, tilknytning til lokalafdeling, medlemsgrupper. |
Cludo får data fra vores CRM-system og CDP'en (customer data platform) |
|||
|
Vi benytter en CDP (Customer Data Platform) fra leverandøren: Ortto. En CDP er et system, der kan personalisere visningen af indhold ud fra data om brugerne, der logger ind på Medlemsportalen. |
Ved at bruge en CDP kan vi personalisere det indhold, vi præsenterer for medlemmet, når de logger ind på Medlemsportalen. Det betyder, at vi har mulighed for at præsentere fagligt relevant indhold for det enkelte medlem på baggrund af data om medlemmet. |
De data CDP'en bruger til at vise relevant indhold stammer fra DEF's CRM-system og data fra medlemmernes adfærd på medlemsportalen. I CRM drejer det sig om følgende data: Medlemskategori, Navn, Stilling, Telefonnumre, E-mailadresser, Arbejdsgiver, Overenskomst, Afdeling, Hverv, Valgdato for tillidsvalgte, Udlærtdato, Ansættelsesdato, Fødselsdag, Anciennitet i DEF, Anciennitet på arbejdsplads, Hjemmeadresse, Uddannelsesoplysninger, Forløb og kurser på Vidensportalen, Modulkurser, Anden uddannelse, Pensionsselskab, Faglige interesser, Om medlemmet er omfattet af heltidsulykkesforsikring, Data fra PlusKort, Klubmedlemsskab. |
Ortto får data fra vores CRM-system og brugerens færden på Medlemsportalen. |
|||
|
Ved din indmeldelse indsamler Dansk El-Forbund diverse personoplysninger. |
Oplysningerne bruger vi til sagsbehandling vedrørende dit medlemskab og opkrævning af kontingent |
Størstedelen af de oplysninger, som Dansk El-Forbund behandler, er almindelige personoplysninger (se nedenstående liste). Det drejer sig om: · CPR-nummer · Fulde navn · Adresse · Telefonnummer · Uddannelsessted/arbejdssted · Nationalitet · Din status på arbejdsmarkedet
Dit medlemskab af Dansk El-Forbund er en følsom personoplysning, og når vi foretager behandling af oplysninger, hvor dit medlemskab samtidig direkte eller indirekte er omfattet, tager vi naturligvis højde for det.
|
Vi indsamler, behandler og videregiver kun oplysninger, der er relevante i forhold til dit medlemskab. De personoplysninger, som vi skal bruge, indsamler vi primært fra dig selv. Vi får dog også oplysninger gennem din brug af vores tjenester. Det sker ved, at vi indsamler oplysninger om de tjenester, du bruger, og hvordan du bruger dem f.eks., når du besøger def.dk. I enkelte tilfælde får vi personoplysninger fra andre. Det kan f.eks. være fra din tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, dit uddannelsessted, pensionsselskaber eller fra de offentlige myndigheder. Udstedelse af personligt medlemskort sker via selskabet Pluskort (tidligere LO Plus). Forbundet deler udvalgte personoplysninger med tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, der er medlemmer af Dansk El-Forbund og som repræsenterer dig på arbejdspladsen. I forbindelse med din eventuelle deltagelse i fagbevægelsen interne uddannelse (FIU) for tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter udveksles almene personoplysninger til håndtering af kursusplanlægning og udbetaling af løngodtgørelse. Dine oplysninger vil selvfølgelig indgå i en sagsbehandling, hvis du anmoder forbundet eller din lokalafdeling om at varetage en faglig sag om fx lønkrav mod din arbejdsgiver eller en arbejdsskadesag. |
Dansk El-Forbunds behandling af dine personoplysninger, i relation til de nævnte formål, sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra d, som led i fagforeningens legitime aktiviteter, og hvor det er nødvendigt, eksempelvis i markedsføringsøjemed, indhenter vi samtykke. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage. | I DEF benyttes eksterne systemleverandører og samarbejdspartnere, som leverer systemer, support, drift og som i kraft heraf vil have adgang til personoplysninger. Der er indgået databehandleraftaler med disse. | Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt til de nævnte formål. |